W transporcie międzynarodowym czas pełni niezwykle ważną funkcję. Dostarczanie towarów zgodnie z terminami jest ważne nie tylko dla przedsiębiorców, ale przede wszystkim ich klientów. Wszelkie opóźnienia, które często wynikają z problemów celnych, generują też przestoje produkcyjne i szereg kolejnych utrudnień w łańcuchu dostaw. Jak uniknąć problemów finansowych, stresu, a także utraty reputacji wśród kontrahentów? Jakie błędy w dokumentach celnych popełniamy najczęściej i co zrobić, aby ich uniknąć?
Dlaczego dokumentacja celna przysparza aż tylu problemów?
Kwestie celne stanowią jedne z najbardziej problematycznych w całym procesie transportowym. Wynika to z wielu powodów. Przede wszystkim w ramach dokumentacji celnej w zależności od kraju i rodzaju towaru wymagane są nieco inne dokumenty. Stosowane są także zróżnicowane oznaczenia. Pisma sporządzane są też w różnych językach i często bywają niekompletne.
Osoby importujące towary spoza Unii Europejskiej nie zawsze też wiedzą, jakie dokumenty trzeba skompletować i często niektórych z nich brakuje. To powoduje zazwyczaj opóźnienia, naliczanie dodatkowych opłat i wiele innych problemów. Najczęściej spotykane problemy i zdarzenia związane z dokumentami celnymi opisujemy poniżej.
Błędny kod taryfy celnej (HS/TARIC)
Podanie niewłaściwego kodu HS/TARIC powoduje naliczenie nieodpowiedniej stawki cła lub zastosowanie nieadekwatnych procedur. Wówczas następuje niedopłata lub nadpłata należności celnych i trzeba dokonać korekty dokumentów. To wydłuża procedury i niesie ze sobą ryzyko nałożenia kary administracyjnej.
Aby uniknąć takich problemów, zawsze należy korzystać z bazy kodów TARIC/EU lub skorzystać z pomocy profesjonalnej obsługi celnej.
Niepoprawny lub niepełny opis towaru
Zbyt ogólny opis przedmiotu może utrudnić dokonanie urzędnikom celnym prawidłowej klasyfikacji. Może to skutkować przypisaniem niewłaściwego kodu taryfy celnej, opóźnieniami w odprawie czy naliczeniem niewłaściwych stawek podatkowych i celnych.
Żeby uniknąć problemów, zawsze należy stosować precyzyjne opisy, które zawierać będą model, rodzaj materiał, a także przeznaczenie i inne kluczowe cechy towaru. Nie powinniśmy zapisywać skrótów oraz nazw handlowych, które mogą okazać się niezrozumiałe poza daną branżą. Przed wysyłką warto poprosić też dostawcę o przesłanie draftu faktury handlowej. Można wówczas sprawdzić, czy opis spełnia wymagania celne.
Nieprawidłowe dane zawarte w fakturze handlowej
W tym przypadku mowa o błędach w danych nabywcy, sprzedawcy, walucie, a także warunkach dostawy czy też wartości towarów. W wyniku takich nieprawidłowości może dojść do odmowy przyjęcia zgłoszenia celnego, a także ryzyka dodatkowych kontroli celnych. To również konieczność korekty wykonanej przez dostawcę i opóźnienia w odprawie.
Trzeba pamiętać, aby zawsze weryfikować fakturę jeszcze przed wysyłką towaru oraz sprawdzać, czy dane zawarte w dokumencie zgadzają się z innymi zawartymi w liście przewozowym i świadectwie pochodzenia.
Brak świadectwa pochodzenia towaru lub certyfikatów
W przypadku niektórych towarów wymagane jest potwierdzenie pochodzenia i certyfikaty jakości bezpieczeństwa. Ich brak może skutkować zastosowaniem blokady odprawy do czasu dostarczenia tych dokumentów. Nie można też zastosować preferencyjnych stawek celnych, a w przypadku żywności czy też leków konieczne jest przeprowadzanie dodatkowych badań.
Jeżeli importowane są produkty wymagające świadectwa pochodzenia towaru lub specjalnych certyfikatów, zawsze należy ustalić z dostawcą, jakie dokumenty są konieczne dla danego rodzaju towarów w UE. Należy też zabezpieczyć oryginały tych dokumentów przed wysyłką.
Błędny numer EORI lub jego brak
Zdarza się również, że przedsiębiorca nie posiada numeru EORI lub podany on został w złym formacie. W efekcie nie ma możliwości dokonania zgłoszenia celnego. Odprawa zostaje wstrzymana do momentu nadania numeru lub poprawienia go.
Aby uniknąć tego typu problemu, należy zarejestrować numer EORI jeszcze przed dokonaniem pierwszego importu. Trzeba też sprawdzać poprawność numeru EORI w systemie przed nadaniem towarów.
Niedoprecyzowane warunki dostawy
Bywa również, że nie zostaje jednoznacznie ustalone, kto odpowiada za transport, formalności celne czy ubezpieczenie ładunku. W wyniku tego powstają spory z kontrahentem o obowiązki i koszty oraz pojawiają się opóźnienia, które wynikają z braku jasności co do dokonania zgłoszenia celnego.
Żeby uniknąć opóźnień w umowie, jak i na fakturze, zawsze należy podawać pełny zapis INCOTERMS i jasno ustalać odpowiedzialność jeszcze przed sporządzeniem stosownych kontraktów. Pełny zakres Incoterms oznacza, że oprócz podania samej reguły, np. EXW/FCA/FOB, etc. należy podać również nazwę miejscowości, do której ta reguła się odnosi. Podanie samej reguły nie spełnia wymagań stawianych przez organy celne.
Jak uniknąć błędów w dokumentach celnych? Podsumowanie
Problemy w dokumentacji celnej często wynikają z rozbieżności danych i niedopatrzenia, a także zbyt ogólnego opisu transportowanego towaru. Aby uniknąć stresu, problemów, dodatkowych opłat i przestojów, warto powierzyć transport, jak i kwestie formalne specjalistom. Skorzystaj z naszej pomocy i zaufaj Cargo Move. To gwarancja profesjonalizmu, doświadczenia i pomocy na każdym etapie procesu transportowego.
Źródła:
- https://iccwbo.org/business-solutions/incoterms-rules/incoterms-2020/
- https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32013R0952
- https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20040680622/U/D20040622Lj.pdf
Masz pytanie? Skontaktuj się z nami
Wypełnij krótki formularz – odpowiemy na Twoje zapytanie i doradzimy najlepsze rozwiązanie!
